Een dagvoorzitter loodst je publiek door jouw congres, seminar of bijeenkomst heen. Hij/zij is het gezicht van de dag en is dus (mede) verantwoordelijk voor de sfeer en het succes van jouw evenement. Het is dus belangrijk dat je de juiste keuze maakt voor jouw dagvoorzitter. De afgelopen jaren heb ik met ontzettend veel verschillende dagvoorzitters mogen samenwerken. Journalisten en bekende Nederlanders maar, ook die ene collega van finance die zo leuk kan kletsen. Hierdoor heb ik veel kennis opgedaan over het vak. Wat werkt wel? En wat vooral niet? Hieronder een aantal tips die ik heb verzameld over waar een goede dagvoorzitter volgens mij aan zou moeten voldoen:
- Inhoud
Met stipt op nummer één: inhoud. Een goede dagvoorzitter bereidt zich voor! Hij/zij vraagt je de kleren van het lijf tijdens de voorbesprekingen om zoveel mogelijk van jouw organisatie en jouw publiek te weten te komen. Daarnaast leest hij/zij zich in op de onderwerpen die besproken worden en de actualiteiten van dat moment. Het liefst schrijft hij/zij zijn/haar eigen tekstdraaiboek om volledig voorbereid te zijn. Als een dagvoorzitter in de aanloopfase niet betrokken is kun je je afvragen of je de juiste keuze hebt gemaakt.
- Contact met sprekers
Een niet te missen onderdeel in die voorbereidingen is het contact met de sprekers. Jouw dagvoorzitter moet begrijpen waar de sprekers het over gaan hebben. Zo kan hij/zij de juiste vragen voorbereiden, intro teksten schrijven en de rode draad bewaken tussen alle sprekers door.
- Interactie
De dagvoorzitter wordt uiteraard door jou ingehuurd, maar hij/zij staat uiteindelijk in dienst van het publiek. De mensen in de zaal wil je iets bijbrengen, je wilt hen enthousiast maken voor wat er op het podium wordt besproken. Het is daarom essentieel dat een dagvoorzitter de zaal ook betrekt bij de gesprekken. Dit kan met een interactie tool, maar dit kan ook door als dagvoorzitter zelf de zaal in te stappen en de mensen te bevragen. De dagvoorzitter mag hier ook best de zaal uitdagen en ze kritisch bevragen over wat zij over bepaalde zaken denken. Van passief luisteren naar actief deelnemen.
- Lol en humor
Evenementen duren vaak een halve of een hele dag. Als er allemaal inhoudelijke onderwerpen aan bod komen is het voor het publiek fijn als er momenten van ontspanning in je programma zitten. Een goede gevatte grap of inhaker kunnen voor korte momenten van ontlading zorgen. Zorg houdt je de mensen in de zaal scherp en betrokken. Een goede dagvoorzitter weet wanneer die behoefte er is, maar voelt ook aan als het beter is om juist serieus en inhoudelijk te zijn.
- Tijd
Evenementen vragen vaak een maandenlange voorbereiding. Van het vinden van de juiste sprekers tot het maken van een strak geregisseerd draaiboek. Dan wil je ook dat de tijdsplanning bewaakt blijft. De dagvoorzitter moet dus punctueel zijn. Als je uitloopt aan het einde van de dag krijgen jouw bezoekers koude bitterballen voorgeschoteld, dat kan niet de bedoeling zijn.
- Bekende Nederlander of niet?
Ik ga geen namen noemen, maar over het algemeen zien veel bekende Nederlanders het dagvoorzitterschap als een leuke schnabbel. Dit zie je vervolgens terug in de voorbereidingen. De belangrijkste vraag die je je hier kunt stellen is: waar draait mijn evenement om? Is het een interne bijeenkomst over de nieuwe strategie? Of heb je een dag georganiseerd om je beste klanten in de watten te leggen. Bij die tweede zou ik zeggen: ga ervoor! Maar als je een inhoudelijke bijeenkomst gaat organiseren moet het ook om die inhoud draaien. Een bekend gezicht trekt misschien wel wat maar publiek, maar leidt alleen maar af. Je wilt aan het einde van je evenement dat mensen thuis vertellen over wat ze allemaal gehoord en geleerd hebben. En niet dat ze die bekende persoon die dag in het echt hebben gezien.
Uiteraard zijn er nog veel meer skills die een goede dagvoorzitter eigen moet hebben gemaakt: interviewvaardigheden, improvisatievermogen, het aandragen van passende sprekers of programma onderdelen. Ben je benieuwd wat ik voor jou als dagvoorzitter kan betekenen? Kijk dan hier voor meer informatie of plan hier een kennismakingsgesprek in.
